EP726｜你花三個月辦來賓日，卻在散會後兩天把 20% 丟掉了

BNI PODCAST ‧ EP 726

BNI 台南大信白金分會　|　陳韋翔（美之耀）

Misner 在這集講了一句很殺的觀察：「我看過一些分會拚了命把來賓找來，然後開了一場普通的會，事後也沒有追蹤，最後想不通為什麼沒效。」來賓日不是難在邀人，是難在人來了之後的那三十分鐘，和散會後的那兩天。

一位靠 BNI 補回黃頁廣告缺口的執行董事

來賓是 Shirley Towne，南卡羅來納 Midlands 分區執行董事。她的背景很有代表性：做過連鎖餐廳的營運夥伴，也經營 ADT 居家保全加盟店十六年。她 2014 年加入 BNI 的原因，是為了補上黃頁廣告流失掉的生意——然後就再也沒有回頭。她當執行董事四年，前兩年就把分區規模翻倍，開了 20 個分會，2020 年獲選年度執行董事。

開場她講了一個很好笑的事：她曾開車到加州 Apple Valley 去救一隻狗，去程回程都在聽 BNI podcast；幾個月後只要在家裡播 podcast，那隻狗就會衝到門口，以為要出去兜風。Misner 笑說這是巴夫洛夫制約的新版本。

而她要談的主題，被 Misner 形容為「絕對關鍵」的一件事：來賓體驗。她把它拆成四段——會前、會中、會末、會後。

會前說明：先幫他解決他唯一在想的那件事

Shirley 說，會前說明的第一步是搞清楚這位來賓有沒有參加過 BNI。如果沒有，就要告訴他會發生什麼、什麼時候會輪到他講話——因為她很清楚：「我知道他們滿腦子就只想著這件事，他們對開口說話很緊張。」

這個洞察值得抄下來。我們以為來賓在評估分會值不值得加入，實際上他前半場的腦容量全部拿去焦慮「等一下我要講什麼」。你不先把這個顧慮拆掉，他根本沒有頻寬去感受你們有多好。

第二步才是重點，而且 Shirley 說要在最早的時機做：請來賓認真聽每位會員的簡報，看看有沒有誰是他想被正式引介認識的。她會直接說：「聽好等一下每一位會員的介紹，只要有你想認識的，我們幫你牽線。」

這一句話瞬間改變了來賓的角色。他從「被審視的候選人」變成「有任務的主角」——而且是一個他有動機完成的任務。她補充：實體場就安排他坐在那位會員旁邊；線上就在聊天室把兩個人接起來，讓一位天然的引薦夥伴主動說：「很高興你來，我們這裡有引薦可以給你。」

會中：Misner 對線上分組的堅持

講到自由交流時，Misner 又一次強調他的立場，而且措辭比上一集還直接：多數分會會分成小組進行，「還有少數沒這樣做的，那真的很瘋狂」；不分組的話「就是十分鐘的混亂」。

Shirley 的回答很誠實，我很欣賞這一點：有些場合有做，有些還在努力；「我從來不想給人一種我們什麼都懂的感覺，因為我們不懂，我們還在改。」但她同意 Misner 的加碼提議——就算整個分會還沒改成分組，也要單獨開一間分組室，把來賓放進去，弄清楚他在找什麼，順便把那位可能對他有幫助的人也拉進來。

會末說明會：從 36 人到 148 人的那個房間

接著是這集最有份量的一段。Shirley 回憶 2015 年，她剛卸任秘書、被會長邀請接下一屆會長時，她開了一個條件：「可以，但你要在散會後把來賓帶到旁邊做說明會。」

她說，那是他們做過影響最大的一件事。那位會長（Jason）到今天還在做這件事——而那個分會，從當年的 36 位會員，長到今天的 148 位。她強調自己甚至不是那個分會的會員，但她看得很清楚：他在那個說明會的房間裡表現驚人，而且會後追蹤做得同樣出色。

Misner 在這裡誠實得可愛。他說他當初非常反對會末說明會。是舊金山灣區的執行董事 Dawn Lyons 跟他說「你一定要親眼看看」，他當時的反應是：「議程已經夠滿了，我們不需要再加一件事。」然後他去看了，看完立刻改口：「喔，對，這個真的該加進議程。」

他的結論是：如果你的分會沒有在做會末說明會，這是絕對必要的一件事，手冊裡有，照著做。一位創辦人願意在自己的節目上說「我一開始反對，後來被說服」，這件事本身就是很好的示範。

那通兩個工作天後的電話，值 20%

第三個重點是「刻意的追蹤」。Shirley 問了三個很實務的問題：誰追蹤？什麼時候追蹤？而 Jason 的做法是把它變成固定行程——分會週四中午開會，他就在下週二早上十點，打給所有來訪過、還沒填申請表的人，確認狀況、回答問題。

她特別點出一個分寸：整個過程只有在這通電話、而且真的還沒談成的時候，才會邀對方「再來一次」。在那之前絕口不提。這是有紀律的追蹤，不是死纏爛打。

數字呢？Misner 追問影響有多大。Shirley 給的答案很硬：Jason 在說明會現場的成交率是 30~40%，而追蹤電話再多帶進 20%。換句話說，不追蹤的分會，等於每五位有意願的來賓就自願放棄一位。

Misner 問：那些說「我沒時間追蹤」的人怎麼辦？Shirley 的回答毫不客氣：「那你就是找錯人了。」她指出 Jason 做對的關鍵不是他多勤勞，而是他把時間排進行事曆——連會長都知道十點鐘 Jason 在做這件事。「你必須挪出時間；如果那個人挪不出時間，那他就是錯的人選。」

為什麼追蹤這麼有效，卻這麼少人做

房地產業務出身的 Ryan Serhant 在《一出手就成交》裡把追蹤獨立成一章，標題就叫「精通跟進後續之術」（P090）。他的核心觀察是：絕大多數業務在第一次接觸後就消失了，所以光是「持續出現」這件事，本身就構成競爭優勢。他另一句「聽清楚客戶的需求，就是成交的關鍵」（P054）也對應了 Shirley 的做法——追蹤電話不是催促，是回頭確認他當天說過的需求有沒有被回應。

那為什麼少人做？三個原因。第一，追蹤沒有舞台。邀來賓有掌聲、辦來賓日有排場，週二早上十點打五通電話沒有人看得見。第二，怕被拒絕。對方當天沒填表，我們心裡已經幫他寫好「他大概沒興趣」的劇本，打過去等於逼自己聽到一次明確的「不」。第三，也是最關鍵的——沒有人被指定。Shirley 的三個問題（誰、何時、怎麼做）之所以重要，是因為「大家都可以做」在實務上等於「沒有人做」。

還有一個很少被講出來的紅利。Misner 把話題轉到「這對你的荷包有什麼影響」，Shirley 說得很直白：不管來賓最後有沒有入會，Jason 常常順便賣了保險給他們。他在說明會結尾會說：「今天很開心能跟各位相處、用不一樣的角度認識你們。我會去跟會員委員會替你們美言幾句，告訴他們我對你們每一位的看法、以及你們會為分會帶來什麼價值。」——這段話一講完，對方對他的信任已經建立了。做會末說明與追蹤的那個人，其實是全分會離潛在客戶最近的人。

放回台灣：來賓日辦得很盛大，散會後全靠緣分

台灣分會辦來賓日的動員能力其實很強：找場地、訂餐、做海報、群組催邀約，一個月前就開始準備。但散會後的畫面通常是這樣——大家拍完合照就趕去上班，來賓被送到電梯口，說一句「再來玩喔」，然後這件事就交給緣分了。

會末說明會在台灣還有個額外的價值：華人不太願意在眾人面前表態。來賓在大廳裡不會說「我想加入」，也不會說「我覺得太貴」，他只會微笑說「不錯不錯」。你必須把他帶到一個小房間、人少一點的場合，他才會問出真正的問題——多少錢、每週幾點、缺席怎麼辦、我這行有沒有重複。這些問題沒被問出來，他就會帶著它們回家，然後不了了之。

我在診所的初診諮詢也是同一套結構。客人在前台不會講真話，坐進諮詢室才會問「這個會不會痛」「可以分期嗎」。而我們最容易漏掉的，同樣是隔兩天那通電話——不是催她做，是問她「上次講的那個，妳還有什麼想確認的嗎」。那通電話的轉換率，和 Jason 的 20% 是同一個道理。

她為什麼開始重視這件事：因為她親耳聽見了

Misner 最後問她：是什麼讓你發現分區必須認真處理來賓說明與轉換？

她的回答帶著歉意，卻是整集最真實的一段：「說出來有點難為情。」疫情改成 Zoom 之後，她辦了很多場來賓日，並且會親自進到說明會的分組室裡旁聽。她聽到的是——尷尬的對話、毫無結構的流程，「那根本不是我們想呈現的樣子」。

她說：我們花那麼多時間籌辦一場盛大的來賓日，結果表現不出來、拿不到該有的申請書。問題不是人不夠好，是我們從來沒有訓練他們怎麼做對。

這一段對台灣分會特別有意義。我們的接待長、會長多半是熱心的志願者，沒有人教他們說明會該怎麼開場、該問什麼、該怎麼收尾。把「沒做好」歸因為態度，是最省事也最沒用的診斷；歸因為沒有訓練，才有得改。

收束

把 Shirley 講的四段接起來，其實是一條完整的動線：會前拆掉他的緊張、給他一個任務；會中讓他真的遇到對的人；會末把他帶進小房間，讓他問出真正的問題；會後兩個工作天，固定時間打那通電話。每一段都不難，難的是每一段都有指定的人、指定的時間。

從 36 人到 148 人，中間沒有什麼神奇技巧。就是有一個人，每週在同一個時間，做同一件沒人看得見的事——而那個人，同時也是分會裡生意做得最好的那幾個之一。

所以下次來賓日結束、大家在拍合照的時候，值得先問一句：今天這幾位，誰負責在下週二十點打電話？答不出來的話，你辦的其實只是一場活動，不是一次招募。