EP338｜他們線上登記完，還是會再寫一張紙條交出去——而理由值得每個要數位化的人想一次

BNI PODCAST ‧ EP 338

BNI 台南大信白金分會　|　陳韋翔（美之耀）

而這一集是那個線上系列的最後一集（平台的部分我已經處理過了）。而在最後有一個很小的細節，我認為它是整個系列裡最有價值的一課。

而那個細節

而 Misner 問 John：那如果線上登記了，在會議上要怎麼報？

而 John 的回答裡有一段是這樣的：

「我也聽過有會員還是照樣寫一張紙本的引薦單，然後在正面寫上『已在線上登記』，或者打一個大叉——就是讓副主席知道這一張已經輸入過了，不用重複輸入。」

而理由是什麼？

「不過他們還是得到被表揚的機會，而且有資格抽獎。所以在會議上還是要把那張紙交出來，為了被看見，也為了有機會抽到獎品。」

而 Misner 笑著接：「每個人都喜歡抽到一個好獎品。」

機制拆解：而這件事其實不好笑，它是一個系統設計的警訊

而請看實際發生了什麼。

而那套線上系統把整個流程自動化了——更快、更準、可以追蹤、還能跨分會。

而使用者做完之後，又自己把那張紙寫回來了。

而他們不是懷舊，也不是不會用。

而他們寫那張紙，是因為那張紙是他們唯一能拿到的即時回報。

而我在 Ep342 寫過這件事的原理：

給引薦的人，短期內拿不到任何東西。而公開的認可，是他當下唯一收到的東西。

而那套系統在自動化的時候，不小心把那個東西也一起自動化掉了。

而使用者的反應非常誠實：他們照樣用新系統，然後把獎勵那一段自己補回來。

而我想把這件事寫成一句可以帶走的話：

當你把一個流程自動化的時候，小心不要把裡面的獎勵也一起自動化掉。

而《底層邏輯2》裡有一段話，講的正是這件事：

「如果一家企業的管理層沒有足夠的數字敏感性，企業內部也沒有基於數字進行討論、分析、決策、考核、獎勵的流程，那麼花大價錢引入能產生海量數字的數位化系統幾乎是毫無用處的。」（P054）

而杜拉克也有一句更早的版本：「機械化卻不能代表自動化本身」（P063）。

而這件事，每個要導入新系統的老闆都會遇到

而我想把它從分會拉到公司，因為它在那裡發生得更頻繁。

而典型的場景是這樣的：

而你導入了一套系統，把某個原本要口頭回報的流程改成線上填。

而那個流程從此變得更有效率——而做那件事的人，從此沒有人再提起他。

而三個月後你會發現：大家還是照填，而那件事的品質慢慢下降了。

而原因不是系統不好，是那個動作原本附帶的意義被拿掉了。

而我自己在診所犯過一模一樣的錯。

而我們原本每天早上會口頭講一次前一天的客人回饋，而後來我把它改成填在系統裡。

而資料變完整了，而大家不再討論那些回饋了。

而我後來的修正很簡單：資料照填，但每週留五分鐘，唸出其中兩則。

而所以我的建議是一個很具體的檢查：

在你把任何流程數位化之前，先問一句——這個動作原本，有沒有讓誰被看見？

而如果有，那就要在新流程裡替它留一個位子。

而這一集另一個真正的改進，是時間

而 John 描述了一個以前做不到的事：

「你不必等到每週的會議才能把引薦交出去。……你可以早上八點半離開分會，而九點就把引薦傳給你分會裡的人。」

而我認為這一點的價值被低估了。

而理由是：引薦的價值會隨時間衰減。

而請想一個實際的場景：

而你在週二遇到一位正在找水電師傅的客人。而你的分會週四才開會。

而如果你等到週四，那位客人很可能已經找到人了。

而這件事其實不需要任何系統：你可以直接打電話給那位師傅。

而多數人不打，是因為他們把「傳引薦」跟「開會」綁在一起了。

而 Misner 在 Ep387 也提過同樣的觀察：很多引薦本來就是在會前用電話傳的。

而所以這一集真正的建議可以脫離平台講：

遇到就傳，不要等開會。而會議上要做的是「報告」，不是「傳遞」。

而 Priscilla 補的那一點，兩位來賓都沒講到

而她插進來說：

「有一件你們還沒提到的，我覺得是很大的優勢——就是可以跟其他分會的人做生意，可以給他們引薦，也可以感謝他們的成交。因為以前這幾乎不可能，尤其是感謝成交，因為你不在他們的分會裡。」

而我認為這是一個真實的結構性缺口。

而在紙本的年代，感謝這個動作綁在「同一個房間」裡。

而這代表：你幫了另一個分會的人，那件事在他的分會裡不會被記錄，也不會被表揚。

而後果是：跨分會的合作，在制度上是沒有回報的。

而這一點對台灣的分會有一個很實際的意義：

而如果你們常跟鄰近分會往來（我在 Ep347 建議過去別的分會找上游夥伴），那就要自己把那個回報補上：

在自己的會議上，公開講一次「這一週某某分會的誰幫了我什麼」。

而那句話不花任何成本，而它會傳回去。

放回台灣：而那位保存了二十年紙條的律師

而 John 講了一個我很喜歡的小故事：

「有一位律師入會將近二十年，而他還留著從他第一次開會以來收到的所有紙本引薦單。」

而我想指出那疊紙真正的意義：

那不是一疊單據，那是一份二十年的關係史——誰在什麼時候，願意把名聲借給他。

而多數人把那些東西丟掉了。

而我的建議很簡單：不論你用紙本還是線上，把「誰給過你引薦」留成一份可以回頭看的紀錄。

而它的用途不是懷舊，是在你需要決定「今年要把時間花在誰身上」的時候（見 Ep358）。

而必要的提醒：那些紙條上有第三人的姓名與電話。

而依《個人資料保護法》，保存與利用這些資料應有特定目的並盡安全維護義務——如果只是要記錄「誰給過我」，那把客戶的資料遮掉是比較妥當的做法（見 Ep413）。

（以上僅為原則性提醒，非法律意見。）

而 John 最後那句話，跟我在 Ep346 寫過的診斷是同一件事：

「人們害怕改變。他們以為這是一個很大的改變。其實不是。」

收束

而這一集講的是一個早就換掉的功能。

而它留下的那一課，我認為每個要改流程的人都用得到：

你可以把流程自動化，但不要把「被看見」也一起自動化掉。